Das Original

Docu-Tools

Für Alle

Baudokumentations-Software für Klein-, Mittel- und Großbetriebe. Einfach jeder Herausforderung gewachsen. Einfach unvergleichbar.

Im Büro

Docu tools ist speziell auf die Bedürfnisse von Büros zugeschnitten, die regelmäßig ihre Bauprojekte dokumentieren, Mängel erfassen müssen, Abweichungen im Bauablauf festhalten wollen und bequem und rasch aussagekräftige Berichte für alle Projektbeteiligten zur Hand haben wollen.

Aktuell

Mit docu tools wird die tägliche Dokumentationsarbeit spielend einfach. Vom Massenimport und -update Ihrer Pläne, über intelligente Zeitreisen bis hin zu Raumbuchdaten: docu tools bietet so viele praxisnahe Features.

Merke

„Wer besser dokumentiert, hat die besseren Beweise in der Hand.“

„Wer besser dokumentiert, hat die besseren Beweise in der Hand.“

Nochmals auf den PIN gebracht

Docu-Tools

01

MOBILE ANWENDUNG

Vor Ort mit Fotos, Videos und Audio-Notizen dokumentieren.

02

AUSFÜHRLICHE DATENERFASSUNG

Präzise Berichte, Mängel- und Aufgabenlisten erstellen.

03

WENIGER ARBEITSZEIT

Kürzere Reaktionszeiten.

04

GERINGERE FEHLERQUOTEN

Risiken und Haftungen vermeiden.



DOCU TOOLS

DER EFFEKT (VIDEO)





Entwickelt für den intensiven Einsatz in der Baudokumentation.

Alle Vorteile auf einen Blick

Vorteile

  • Alle Plandaten immer dabei
  • Nachvollziehbar dokumentieren
  • Berichte direkt vom mobilen Endgerät versenden
  • Räume bequem in der Software anlegen
  • Raumbuchdaten importieren
  • Beliebig viele mobile Endgeräte gleichzeitig benutzen
  • Begehungsdokumentationen vor Ort durchführen
  • Foto, Video, Audio und Notizen in Einem
  • Auch Massenimport von Plänen möglich
  • Mehrere Projekte parallel dokumentieren
  • Projektübergreifende Projektbeteiligte definieren
  • Pläne in verschiedenen Maßstäben einspielen
  • Pläne als DWG, DXF, JPG & PDF Dateien importieren
  • Umfassende Such- und Filterfunktionen
  • Projektzustand zu beliebigen Zeitpunkten abbilden
  • Projektspezifische Benutzerberechtigungen vergeben
  • Mehrere mobile Endgeräte abstimmen
  • Projekte archivieren
  • Automatischer Import und Zuordnung externer Fotos
  • Drei verschiedene Berichtlayouts verfügbar


DOCU TOOLS

DIE EDITIONEN




Baudokumentation, Software, Beweissicherung, Mängelmanagement, Baudokumentationssoftware, Dokumentation, dokutool

Business Edition


Die perfekt Einstiegslösung für die Bau-, Besprechungs-, Vermietungs- und Mängeldokumentation. Professionelle Dokumentation auf Plänen, Bilder, Checklisten die speziell auf die Bedürfnisse von Sachverständigen, Architekten, Hausverwaltungen und Bauunternehmen abgestimmt ist. Baudokumentation professionell für alle Leistungsphasen.


Baudokumentation, Software, Beweissicherung, Mängelmanagement, Baudokumentationssoftware, Dokumentation, dokutool

Enterprise Edition


Die optimale Lösung für größere Teams und umfangreiche Projekte. Als Erweiterung zur Business Edition erhalten weitere mobile Endgeräte Zugriff auf Ihre Datenbank. Dazu können mit dem integrierten Docu Fix externe Parteien und Personen, Aufgaben übergeben bekommen, die Sie nachvollziehbar auf einer Onlineplattform abrufen und für Sie nachvollziehbar bearbeiten können. Docu tools bietet eine rechtssichere Datenbank für alle am Projekt Beteiligten.


Baudokumentation, Software, Beweissicherung, Mängelmanagement, Baudokumentationssoftware, Dokumentation, dokutool

Collaboration Servers


Zusammenarbeiten auf neuem Niveau. Immer wenn es darauf ankommt, dass mehrere Mitarbeiter gemeinsam an den gleichen Projekten dokumentieren, kommen die docu-tools Collaboration Server ins Spiel.

Welche Konfiguration ist
für Sie ideal?


Sprechen Sie mit unserem Beratungsteam unter +49 (0) 941 6071270-0 oder senden Sie uns Ihre Anforderungen per E-Mail an info@all-engineers.de.

Wir freuen uns, von Ihnen zu hören.

DOCU TOOLS IN DER PRAXIS

EINFACH, VIELSEITIG & PRAXISNAH



Wie vielseitig docu tools in der Praxis einsetzbar ist, zeigen die nachstehenden Anwendungsfälle. Bitte beachten Sie, dass es sich hier um Beispiele handelt, wie unsere Kunden docu tools verwenden. docu tools kann natürlich auch an Ihren individuellen Workflow angepasst werden.


VORBEREITUNG IM BÜRO
Vor Baubeginn legen Sie ein neues Projekt in docu tools an und spielen die Baupläne in das System in eine übersichtliche Ordnerstruktur ein. Optional können Sie auch noch das Raumbuch importieren und alle Räume auf den Plänen verorten. Voilà! Nach der Synchronisation stehen alle Daten für alle Mitarbeiter auf ihren Tablets bereit.



AUF DER BAUSTELLE
Für eine strukturierte Baufortschrittsdokumentation empfehlen wir, bei jeder Begehung in jedem Raum einen PIN zu setzen. So können Sie bei nachträglichen Verhandlungen oder Verfahren auch noch nach langer Zeit den Zustand jedes Raums zu jeder Begehung aufrufen.

Ihre PINs setzen Sie bei der Begehung direkt in den Raum, den Sie in Schritt eins (siehe „Vorbereitung im Büro“) bereits verortet haben – so sparen Sie weitere Zeit und behalten bei künftigen Begehungen immer die Übersicht.

Außerdem profitieren Sie von einer sauberen Trennung von Baufortschritts- und Mängeldokumentation, bei der Sie lediglich die Mängel erfassen würden.



FORTLAUFENDE DOKUMENTATION
Während der gesamten Projektdauer können auch mehrere Personen parallel an einer lückenlosen Dokumentation mit docu tools arbeiten. Pläne werden im Hintergrund aktualisiert und Zwischenberichte z.B. für Besprechungen erstellt. Am Ende des Tages werden alle aufgenommenen Daten gesichert und mit Ihrem (Firmen-)Server synchronisiert.



VOLLSTÄNDIGE DOKUMENTATION
Mit docu tools haben Sie stets den Überblick über Ihre Baustelle.

Mit Hilfe der docu tools „Zeitreise“ können Sie auch noch lange nach Projektabschluss an jeden beliebigen Punkt in der Vergangenheit „reisen“ um festzustellen, wie die Baustelle zum jeweiligen Zeitpunkt ausgesehen hat.

Da in der Software nichts löschbar ist, kann die Dokumentation auch nicht nachträglich verfälscht werden. Ein weiterer Grund, warum docu tools-Kunden auch bei Verhandlungen vor Gericht stets im Vorteil sind.

Am Ende des Bauprojekts verfügen Sie über eine umfassende und urkundsechte Dokumentation, in der alle Details schnell auffindbar und Ihre Entscheidungen nachvollziehbar sind.



VORBEREITUNG IM BÜRO
Sie legen ein neues Projekt in docu tools an und spielen alle relevanten Baupläne in das System ein. Anschließend laden Sie alle Beteiligten wie Subunternehmer, Angestellte, etc. zu Ihrem Projekt ein, wobei immer nur Sie entscheiden, wer welche Informationen erhält und welche Funktionen nutzen kann.



MÄNGELAUFNAHME UND ZUWEISUNG
Durch das Setzten eines PINs im Plan erfassen Sie Mängel spielend einfach an der betroffenen Stelle. Dies machen Sie direkt am iPad oder Ihrem Android Tablet. Zu jedem PIN erfassen Sie beliebige Inhalte wie z.B. Text-, Foto-, Video- oder Audio-Notizen.

Im Anschluss weisen Sie den Mangel der zuständigen Firma oder Person zu, die vollkommen automatisch eine Benachrichtigung erhalten kann – soferne Sie das möchten. Natürlich können Sie auch übersichtliche Berichte erstellen und von unterwegs als PDF Datei per E-Mail versenden.



ERLEDIGUNG UND KONTROLLE
Nachdem der Verantwortliche über Mängel informiert wurde, kann er mit der Behebung beginnen. Ist seine Arbeit getan, kann er das ebenfalls in Ihrem docu tools System mit entsprechenden Anhängen (wie z.B. Fotos) festhalten und Sie werden automatisch informiert. Sind Sie mit seiner Arbeit zufrieden, können Sie die entsprechenden (Mängel-)PINs auf „erledigt“ setzen.



VOLLSTÄNDIGE DOKUMENTATION
Sie behalten stets den Überblick über alle Projekte und alle etwaigen Mängel. Sie können diese nach Zuständigkeit und Status filtern und daraus jederzeit aussagekräftige Berichte generieren.

So können Sie z. B. auch nachvollziehen, wie lange die Bearbeitung eines Mangels gedauert hat und welche Mängel immer noch nicht erledigt sind.



EINMALIGES EINSPIELEN ALLER PLÄNE
Für eine lückenlose Dokumentation werden alle Pläne von allen Immobilien eingespielt. Wo es keine Pläne gibt, können auch Fotos als „Planersatz“ dienen (z.B. bei Fassaden).



JÄHRLICHE BEGEHUNGEN
Wir empfehlen, alle öffentlich zugänglichen Bereiche einer Immobilie zumindest einmal pro Jahr in Augenschein zu nehmen. Bei dieser Besichtigung dokumentieren Sie alle Ereignisse bequem mit dem Tablet. Optional können Sie diese auch gleich den jeweils zuständigen Personen bzw. Firmen zuweisen – das spart Zeit.



AUFNEHMEN UND ABWICKELN VON SCHÄDEN
docu tools bietet Ihnen stets die Übersicht über alle Schäden und deren Status. So lassen sich auf Knopfdruck jederzeit aussagekräftige Berichte erstellen.



ÜBERGABE VON OBJEKTEN
Einen zusätzlichen Mehrwert bietet docu tools z.B. bei Büro- oder Wohnungsübergaben. Werden Büros oder Wohnungen neu vermietet, lässt sich mit docu tools ganz einfach eine komplette Dokumentation des Zustands des jeweiligen Objekts bei der Übergabe erstellen. Der fertige Bericht kann direkt vom Tablet per Mail an beide Parteien versendet werden. Mögliche Ungereimtheiten beim Auszug lassen sich somit von Anfang an vermeiden.



VORBEREITUNG
Für ein Gutachten legen Sie in docu tools ein eigenes Projekt an, zu dem Sie alle notwendigen Pläne einspielen. Sollten keine Pläne vorhanden sein, können auch Fotos als Planersatz herangezogen werden. Zuletzt synchronisieren Sie Ihre Daten mit Ihrem Tablet.



BEGEHUNG VOR ORT
Während der Begehung setzen Sie einzelne PINs. Auch mit externen Geräten wie z.B. einer hochauflösenden Kamera gemachte Bilder lassen sich nachträglich auf Knopfdruck in docu tools ergänzen. Dabei werden die Daten automatisch den jeweiligen PINs zugeordnet (auch ohne GPS oder Internet-Verbindung). Die notwendigen Texte zu den PINs können Sie entweder tippen oder ganz einfach tippen lassen, indem Sie sie direkt in Ihr iPad diktieren (Siri).



IM BÜRO
Nach der Begehung wird das Tablet mit der Datenbank synchronisiert. Die Fotos der externen Kamera müssen lediglich in das System eingespielt werden; die Zuordnung der Fotos zu den entsprechenden PINs erfolgt vollkommen automatisch. So können hochauflösende und detailreiche Fotos einfach und zeitsparend in Ihre Dokumentation integriert werden. Auf Knopfdruck generieren Sie Ihren fertigen Bericht.


„Die entscheidenden Daten und Fakten jederzeit und sofort bei der Hand zu haben, ist heute ausschlaggebend."



„Wir reduzieren den Dokumentationsaufwand pro Mitarbeiter
bei einem Bauprojekt um 5 bis 8 Stunden pro Woche."

„Durch die leichte und sehr intuitive Benutzbarkeit von docu tools ist es nach einer sehr kurzen Eingewöhnungsphase ein Kinderspiel."

HÄUFIG GESTELLTE FRAGEN ZU

DOCU TOOLS (FAQ)





Neben der unterschiedlichen Anzahl an inkludierten Mobil-Lizenzen sind folgende Features nur in der Enterprise Edition verfügbar:
  • Massenimport von Plänen
  • Erstellen einer neuen Pin-Kategorie
  • Raumbuchimport mit automatischer Ebenen-Zuordnung
  • Zwei zusätzliche Berichtsformate (Übersichtsbericht groß & klein)
  • docu fix
Ja, mit docu-FIX können kostenlos beliebig viele Dritte (Subunternehmer) in die Dokumentation eingebunden werden. Sie können Aufträge entgegennehmen, den aktuellen Fortschritt rückmelden und das Ergebnis auch per Foto und Text dokumentieren. Diese Dritten müssen die Software nicht erwerben.
Ja, um docu tools nutzen zu können brauchen Sie auf jeden Fall ein Tablet (entweder ein iOS oder ein Android Gerät). Systemempfehlungen Mobile Geräte
Ja, Sie können die docu tools Desktop-Version auf Ihrem Microsoft Surface PC verwenden.

Nein, Sie können die docu tools Mobile-App nur entweder auf einem Android oder iOS (Apple) Gerät verwenden. Derzeit ist auf Grund der geringen Verbreitung von Windows Tablets noch keine native App vorgesehen.
Ja, wenn Sie auch von Orten ohne WLAN (Baustelle, U-Bahn, etc.) Daten an Ihren Server schicken oder einen Bericht generieren möchten.

Nein, wenn Sie Ihr Tablet immer erst im WLAN (im Büro, zu Hause, im Café, etc.) synchronisieren möchten.
Nein, eine Smartphone App ist derzeit nicht erhältlich.
Ja, mit Hilfe von Parallels.

Ja, wenn Sie docu tools Cloud Kunde sind. Hier erfolgt der Zugriff mittels einer Remote Desktop Verbindung.

Tipp: Wir haben beste Erfahrungen mit der kostenlosen Microsoft Remote Desktop App.
Nur in der Enterprise Edition. Mit der Business Edition haben wir für Sie einen Satz von PINs standardmäßig angelegt. In der Enterprise Edition können Sie mit den bestehenden Icons eigene Kategorien bilden. Wenn Sie darüber hinaus eigene Icons verwenden wollen, kontaktieren Sie unser Serviceteam. Wir zeigen einen Weg.
Sie können auf drei Arten Fotos Ihrer Dokumentation zuordnen:

1. Sie verwenden ein mobiles Endgerät und schießen Ihre Bilder direkt mit dem Gerät. Diese werden sofort mit dem PIN verknüpft.

2. Sie haben eine Digitalkamera und ein Blitzgerät (iPads verfügen über keinen Blitz!) und schießen ihre Bilder vor Ort bei Ihrer Dokumentation. Über das Apple Connection Kit können Sie diese Bilder sofort auf Ihr iPad übertragen und dort auswählen und zuweisen.

3. Sie haben viele hunderte Fotos mit einer externen Digitalkamera gemacht und können nach der Synchronisation ihrer Tablet-Daten diese Fotos direkt in die docu tools Software importieren. In unserer Hilfe wird dies detailliert erläutert.
Nein, wir haben diese Edition für kleine Büros gestaltet, die zwar regelmäßig bei Projekten dokumentieren wollen, aber typischerweise nicht selbst mit CAD-Software-Systemen arbeiten. Lassen Sie sich Ihre benötigten Pläne von den Planverfassern als entsprechende Druckansichten im JPG- oder PDF-Dateiformat übermitteln. Diese sind mit wenigen Klicks in die Software zu laden.
Ja, denn dann haben Sie die Möglichkeit auf Ihrem mobilen Endgerät zuverlässig die Zuordnungen der Raumnummern (Raumbezeichnungen) und die damit verbundenen Daten zu erkennen. Sie können entweder am PC-System die Räume zu den diversen Plänen zuordnen oder machen dies am mobilen Endgerät, wenn Sie die Raumbuchdaten (z.B. die Raumnummer) im Plan ersichtlich haben und beim Setzen eines PINs diesen Raum vor Ort zuweisen. Nein, wenn Sie lieber ohne Raumbuch arbeiten und Ihnen die Planinformationen reichen.
Nein, das ist derzeit nicht möglich. Raumbuchdaten können durch eine CSV-Schnittstelle gesamt importiert werden. Aus den DWG- oder DXF-Dateien können derzeit die Raumbuchdaten nicht zuverlässig und stets fehlerfrei ausgelesen werden. Dieses Feature ist wegen der verschiedenen Arbeitsweisen der Planersteller nicht zuverlässig automatisierbar.
Ja. Sie benötigen auf Ihrem PC entsprechende Rechte. In der Regel haben Sie bei Windows-Betriebssystemen, die als Einzelplatzgerät angeschafft wurden, alle Rechte. Ist Ihr PC in ein Netzwerk eingebunden, so vergibt üblicherweise Ihre EDV-Betreuung entsprechende Benutzerrechte. Bei der Installation der Software ist darauf zu achten, dass die Software unter IHREN Benutzerrechten installiert wird.

„Die Arbeitsersparnis und damit die Kostenersparnis ist enorm."

Das beste zum Schluss

Wir beraten Sie gerne kostenlos!


Zögern Sie nicht!

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